Les Services à la famille et à l’enfance du Nord-Est de l’Ontario (SFENEO) sont une agence multiservice qui offre des services et des programmes pour les enfants et leurs familles des districts de Cochrane et de Timiskaming. Notre siège social est situé à Timmins et nous avons des bureaux succursales à Hearst, Kapuskasing, Smooth Rock Falls, Cochrane, Iroquois Falls, Kirkland Lake, Englehart, New Liskeard et North Cobalt.

Nos services de santé mentale pour les enfants et les jeunes (SMEJ) se concentrent sur les enfants nécessitant des services d’intervention pour des difficultés sociales, émotionnelles, et de comportements. Nous reconnaissons l'importance d'intervenir tôt avec les familles et que la présence des parents et de leur rôle dans les interventions est de grande importance.

Nous offrons des services en santé mentale pour les enfants et les jeunes (individuel, familial, intensif, télépsychiatrie, résidentiel, coordination des services intensifs, visites d’accès surveillé), des services de prévention (Grandir ensemble, ON y va), des services de bien-être à l'enfance (protection, garde d'enfants par un proche 'Kinship', placement familial, adoption) et des services de justice pour la jeunesse (centre de fréquentation, justice réparatrice, traitement pour offenses sexuelles, programme des travailleurs judiciaires auprès des jeunes ayant des troubles de santé mentale, programme de services en établissement). Une liste détaillée des services offerts est disponible dans le dépliant de l'agence.

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, 2004 (LPRPS), les SFENEO est un dépositaire de renseignements sur la santé, commis à demeurer conforme aux exigences de cette loi et de conserver les dossiers de renseignements de manière sécuritaire et confidentielle. La LPRPS gouverne plusieurs choses y compris la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels sur la santé.

Les SFENEO sont un organisme responsable des services de SMEJ. En tant qu’organisme responsable, les SFENEO collectent des renseignements sur les clients et sur les services dans le but de fournir des services à nos clients. Ces renseignements sont conservés en toute sécurité dans notre système de gestion des clients.

Solution d’informatique décisionnelle (business intelligence) – Les SFENEO fournissent des données anonymes liées aux services au ministère de la Santé et des Soins de longue durée (MSSLD). Le MSSLD finance les services de santé mentale que nous fournissons et utilise les données anonymes pour évaluer les indicateurs de performance afin de mener une analyse de la planification des services.

Consentement

En général, il faut obtenir le consentement exprès ou implicite de nos clients pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sur la santé. La LPRPS permet le retrait d'un consentement en tout temps. Par contre, dans certaines circonstances la loi permet ou exige la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels sur la santé sans consentement.

La majorité de nos clients sont des enfants. Ils peuvent consentir à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de leurs renseignements personnels sur la santé s'ils sont en mesure de prendre une décision éclairée. Le parent ou le gardien légal de l'enfant peut habituellement en son nom donner le consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels sur la santé de l'enfant.

Collecte des renseignements personnels sur la santé

Afin d'offrir des services à nos clients, nous recueillons des renseignements personnels sur la santé, directement d'eux ou des personnes autorisées au nom et à la place d'un particulier dont il est constaté qu'il  est incapable d'y consentir.

Les renseignements que nous recueillons de nos clients comprend, le nom, la date de naissance, l'historique clinique, des renseignements sur la famille, la santé, de la documentation de rencontres cliniques, des renseignements de services déjà reçus de notre agence ou d'ailleurs.

Avec le consentement du client ou si la loi le permet, nous recueillons parfois des renseignements personnels sur la santé provenant de sources extérieures telles que les agences sociales, les écoles, les médecins.

Nous recueillons seulement les renseignements visés raisonnablement nécessaires à la livraison de services aux clients.

Dans certaines circonstances, nous pouvons recueillir des renseignements de nos clients et d'ailleurs afin de procurer des services de bien-être à l'enfance. Dans ces circonstances, il n’y aura pas de collecte de renseignements qui sont contenus dans nos dossiers sans le consentement exprès du client sauf si la loi autorise explicitement cette collecte sans le consentement pour se conformer à nos exigences légales.

Utilisation et divulgation des renseignements personnels sur la santé

Nous pouvons partager des renseignements personnels sur la santé de nos clients avec des professionnels qui offrent des services de santé à nos clients. À moins d’avis contraire du client, il y aura présomption d’avoir le consentement implicite.

Avec le consentement exprès de nos clients, nous pouvons partager des renseignements personnels sur la santé avec des particuliers de SFENEO qui n’offrent pas de services de santé ou qui ne sont pas des dépositaires de renseignements sur la santé pour les fins suivantes :

• faciliter, fournir et évaluer le service approprié pour le client;
• effectuer une vérification;
• planification et gestion des services;
• gestion du risque ou des erreurs ou de l’exercice d’activités visant à améliorer ou à maintenir la qualité des services;
• faciliter les vérifications prescrites du ministère;
• recherche menée par le dépositaire et
• rencontrer nos obligations telles qu’exigées par la loi (fournir des services de protection à l’enfance et de faire part de l’abus d’un enfant afin de fournir ces services de protection)

Ces employés utiliseront ou divulgueront ces renseignements seulement à la fin visée pour leur collecte et leur production ou pour s'acquitter de notre obligation légale. Ils utiliseront et divulgueront que les renseignements raisonnablement nécessaires à la fin visée par leur collecte ou leur production ou si la loi l’exige.

Les SFENEO fournissent des données anonymes sur les services aux clients au MSSLD afin de procéder à l’analyse des services.

Accès des renseignements personnels sur la santé et rectification

La présente loi (LPRPS) permet à un individu (ou une personne autorisée à donner le consentement en son nom) d’exercer son droit d’accès et de rectification à un dossier de renseignements personnels en présentant une demande d’accès écrite adressée à notre agente de protection, comme indiqué ci-dessous.

Sécurité

Aux termes de la Loi sur LPRPS, nous veillons à ce que les dossiers de renseignements personnels de santé dont nous avons sous nos soins ou sous notre contrôle soient conservés de manière sécuritaire afin d'éviter le vol, la perte ou l’accès non autorisé aux fins d’utilisation ou de divulgation. Les documents physiques contenant de l’information personnelle et de santé sont entreposés dans des cabinets verrouillés. Tous dossiers électroniques sont seulement accessibles avec un mot de passe. Dans l’éventualité de vol, de perte ou d’accès non autorisé de vos renseignements, vous en seriez avisé dans un délai raisonnable.

Agente de protection de la vie privée

Si vous avez questions de nature générale concernant la protection des renseignements personnels de santé et de nos politiques aux SFENEO, vous pouvez communiquer avec notre agente de protection de la vie privée, Annaick Chubb, au 705 360-7100, poste 6042 (Sans frais : 1 866 229-5437 ou 1 800 665-7743).

Renseignements et le bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario

Si vous ne pouvez vous entendre directement avec les SFENEO et désirez déposer une plainte, vous pouvez contacter la Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario au 2, rue Bloor Est, Suite 1400, Toronto, Ontario, M4W 1A8 au 1 800 387-0073.