Cet avis sur les pratiques d’information décrit la façon dont les Services à la famille et à l’enfance du Nord-Est de l’Ontario (SFENEO) recueillent, utilisent, divulguent et conservent les renseignements du Réseau d’information pour la protection de l’enfance (RIPE), le système de gestion d’information provincial des sociétés d’aide à l’enfance (SAE), pour les services de bien-être de l’enfance seulement.

MANDAT D’AIDE À L’ENFANCE

Les sociétés d’aide à l’enfance ont le mandat exclusif d’offrir des services de protection de l’enfance en Ontario. Les sociétés d’aide à l’enfance travaillent à promouvoir les intérêts, la protection et le bien-être des enfants. Toutes les sociétés d’aide à l’enfance de la province sont responsables d’un territoire précis et, parfois, elles travaillent ensemble afin de remplir leur mission.

QU’EST-CE QUE LE RIPE ?

Le RIPE est un système de gestion d’information provinciale utilisé par les sociétés d’aide à l’enfance pour enregistrer les renseignements nécessaires en vue d’offrir des services de protection de l’enfance en vertu de l’article 35 (1) de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille (LSEJF).

Le RIPE contient de l’information sur les familles et les enfants qui reçoivent des services de protection de l’enfance. Il contient également de l’information sur les fournisseurs de soins et les personnes qui veulent s’occuper d’enfants dans le besoin, comme les parents d’accueil, les parents adoptifs et les membres de la famille élargie d’un enfant.

L’INFORMATION QUE NOUS RECUEILLONS ET LA FAÇON DONT NOUS L’UTILISONS

Nous recueillons l’information dont nous avons besoin pour réaliser notre mission. Chaque société d’aide à l’enfance a une politique écrite qui décrit le but pour lequel l’information est recueillie et le type d’information.

En général, les sociétés d’aide à l’enfance utilisent l’information recueillie pour s’acquitter de leurs fonctions en vertu de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille (LSEJF), notamment :

  • mener une enquête sur les allégations selon lesquelles les enfants ont peut-être besoin de protection et, au besoin, protéger les enfants ;
  • offrir des services aux familles afin de protéger les enfants ou prévenir les circonstances exigeant la protection des enfants ;
  • offrir des soins aux enfants pris en charge ou sous notre surveillance ;
  • évaluer et approuver des foyers pour les enfants qui ne peuvent pas rester avec leur famille ;
  • placer les enfants en adoption.

Dans les cas de protection de l’enfance, nous recueillons de l’information sur les enfants qui pourraient être victime de violence ou avoir besoin de nos services. Cette information inclut les renseignements personnels de l’enfant et des personnes importantes dans sa vie. Nous recueillons l’information directement auprès de nos clients ou indirectement auprès des membres de la collectivité ou d’autres fournisseurs de services.

Nous recueillons également des renseignements personnels sur les fournisseurs de soins et les personnes qui veulent s’occuper d’enfants dans le besoin, comme les parents d’accueil, les parents adoptifs et les membres de la famille élargie d’un enfant. Nous recueillons cette information directement auprès de ces personnes et seulement avec leur consentement.

À QUI DIVULGUONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS

Autres sociétés d’aide à l’enfance

Les sociétés d’aide à l’enfance s’échangent de l’information afin de mieux protéger les enfants. L’information fournie à une société d’aide à l’enfance pourrait être fournie à d’autres sociétés d’aide à l’enfance si elles ont besoin de l’information pour offrir des services de protection de l’enfance en vertu de l’article 35 (1) de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille.

Le RIPE est conçu pour faciliter l’accès à l’information entre les sociétés d’aide à l’enfance. Les sociétés d’aide à l’enfance qui se servent du RIPE s’échangent de l’information dans le système. Les dossiers entreposés dans le RIPE peuvent être consultés par le personnel dans le RIPE selon le rôle du personnel dans la prestation de services de protection de l’enfance.

Fournisseurs de service

Les fournisseurs de services sont des personnes ou des organismes qui aident des sociétés d’aide à l’enfance à offrir des services aux enfants et aux familles. Nous partageons uniquement l’information dont les fournisseurs de services ont besoin pour offrir et administrer ces services.

Autres tierces parties

Parfois, nous recevons des demandes d’information de tiers, comme la police, les organismes gouvernementaux et les personnes appelées à comparaître en cour avec nos clients. Nous divulguons seulement l’information aux tiers si :

  • nous avons le consentement du client ;
  • une ordonnance ou un mandat de perquisition exige la divulgation ;
  • nous sommes légalement autorisés ou obligés de fournir l’information.

NOTRE FAÇON DE CONSERVER ET D’ÉLIMINER L’INFORMATION

Dans le RIPE, l’information est classée dans des dossiers sur les personnes, les cas et les fournisseurs conçus pour contenir l’information unique de chaque service. Les dossiers sur les personnes, les cas et les fournisseurs sont reliés, au besoin, ce qui permet de donner une vue d’ensemble des services de protection de l’enfance d’un client ou d’un fournisseur de soins.

Nous conservons l’information recueillie parce qu’elle pourrait être nécessaire à l’avenir. Nous conservons aussi l’information parce qu’il se peut que d’anciens clients demandent de voir leurs dossiers. Certains dossiers doivent être éliminés après une certaine période conformément à la loi. Chaque société d’aide à l’enfance a une politique écrite sur la destruction sécuritaire des dossiers.

ACCÈS ET CORRECTION

Les clients et les fournisseurs de soins peuvent demander d’avoir accès à l’information à leur sujet. Ils peuvent également demander que l’information soit corrigée si elle est inexacte, ou peuvent indiquer leur désaccord quant à l’information. Les demandes de correction des dossiers ou de désaccord sur l’information sont recensées, à la fois pour les dossiers ouverts et fermés, à l’aide d’un registre des contacts. Chaque société d’aide à l’enfance a une politique pour aborder ces deux types de demandes. Chaque société d’aide à l’enfance est responsable de fournir et de corriger ses propres dossiers conformément à sa politique.

Les clients et les fournisseurs de soins peuvent se rendre à n’importe quelle société d’aide à l’enfance où ils ont reçu des services pour accéder à l’information de toutes les sociétés d’aide à l’enfance se servant du RIPE. Cette société d’aide à l’enfance harmonisera la réponse avec la demande pour toutes les sociétés d’aide à l’enfance faisant partie du RIPE. Si le client ou le fournisseur de soins a été servi par une société d’aide à l’enfance qui ne se sert pas du RIPE, le client sera informé des marches à suivre pour demander séparément l’accès à des dossiers.

DIVULGATION AUX TIERS 

Une société d’aide à l’enfance qui fait partie du RIPE est responsable de divulguer ses propres dossiers. Le demandeur doit communiquer directement avec chaque société d’aide à l’enfance se servant du RIPE pour demander la divulgation de l’information qu’elle possède.

RESPONSABILISATION

Chaque société d’aide à l’enfance qui utilise le RIPE a un(e) agent(e) d’information local du RIPE. Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la collecte et du partage d’information, et de l’accès à celle-ci, veuillez communiquer avec votre intervenant. Vous pouvez également communiquer avec notre agente d’information local du RIPE. Lorsque vous rencontrez un intervenant de la société d’aide à l’enfance, ce dernier examinera vos renseignements personnels avec vous afin de s’assurer qu’ils sont exacts.

AGENTE D’INFORMATION LOCAL DU RIPE — cpin@neofacs.org